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7 Tipps: So ist Ihr Recruiting nach dem Einstellungsstopp erfolgreich

Wie Sie als Recruiter den Betrieb wieder hochfahren, wenn es nach dem Einstellungsstopp weiter geht.

Es war Oktober 2008 als ich in der Kaffeebar auf der 15. Etage unseres schicken Büros im Herzen von Amsterdam saß und die Nachrichten des Banken Crashs in Amerika las. Jeden Tag wurden die Berichte drastischer und schnell wurde klar, dass das, was da in Amerika passierte, schon bald großen Einfluss auf meinen eigenen Job und Alltag haben würde.

Damals arbeitete ich in einem großen amerikanischen Konzern. Allein die Recruiting Abteilung bestand aus fast 40 Mitarbeitern mit verschiedenen Schwerpunkten. Intern nannten wir es oft die „Recruiting Maschine“. Und genau diese Maschine machte von einem auf den anderen Tag eine Vollbremsung – absoluter Einstellungsstopp. Für mich persönlich mit der Konsequenz, dass die Tage immer länger wurden und man sich immer nutzloser in der Organisation fühlte. Das Ende vom Lied war, dass der Konzern 30% seiner Belegschaft reduzieren musste und auch die „Recruiting Maschine“ bis auf fünf Überbleibsel eingestampft wurde. Auch ich wurde arbeitslos.

Fast forward zu heute! Wir erleben mit Corona eine ähnlich Situation wie damals, auch wenn natürlich die Ursachen und auch Auswirkungen etwas anders sind. Es gibt aber durchaus Parallelen und wir haben aus der Vergangenheit lernen können. Vor allem, dass es nach jeder Krise irgendwann wieder weiter geht. Unternehmen, die in diesen Krisenzeiten „die Zeit danach“ im Blick haben, werden sich schneller erholen und somit langfristig erfolgreicher sein.

Was machen wir nun also, wenn das eigene Unternehmen einen allgemeinen Einstellungsstopp verhängt hat, oder (vielleicht weniger drastisch) nur noch vereinzelte Schlüsselpositionen besetzt? Wie schaffen wir als Recruiter, trotz gedrosseltem Tagesgeschäft, nachweislichen Mehrwert? Und vor allem: wie fahren wir die Maschine erfolgreich wieder hoch, wenn es weitergehen soll?

Werfen wir zu Beginn der Reise einen kurzen Blick auf die Ziellinie, um ein gemeinsames Verständnis dafür zu haben, wofür wir das alles eigentlich machen:

Erfolgreiches Recruiting bedeutet für uns: Zum richtigen Zeitpunkt, mit den zur Verfügung stehenden Mitteln, die richtigen Kandidaten für das Unternehmen zu gewinnen und langfristig zu binden.

Dieses Ziel halten wir im Fokus, wenn wir uns an die 7 Tipps machen, die uns einen schnellen Start nach dem Einstellungsstopp ermöglichen. Auf die Plätze – fertig – los:

1. Überprüfen Sie den Status Quo und räumen Sie die Pipelines auf

Bis zum Tag der Verkündung des Einstellungsstopps (oder einer gemilderten Form davon), liefen wahrscheinlich etliche Vakanzen auf Hochtouren und es gab vielversprechende Kandidaten. Die Pipelines waren gefüllt, Gespräche liefen und Favoriten kristallisierten sich heraus. Um nicht allen Kandidaten absagen zu müssen, überprüfen Sie jetzt am besten noch einmal kritisch, mit welchen Kandidaten Sie in Zukunft wirklich (!) in Kontakt bleiben möchten und wem Sie eigentlich doch eher absagen würden. Das bereinigt das System und öffnet den Blick für echte, potenzielle Mitarbeiter.

Planen Sie regelmäßige Kontaktmomente mit den vielversprechenden Kandidaten ein. Gehen Sie ganz offen mit ihnen ins Gespräch und geben Sie Einblicke, wo Ihr Unternehmen aktuell steht. Das schafft Verständnis und Transparenz und ermöglicht Ihnen darüber hinaus, sich ein Bild zu machen, wie der einzelne Kandidat mit Krisenzeiten umgeht.

Gleichzeitig trocknet Ihre Pipeline nicht komplett aus und Sie fangen beim Startschuss nicht wieder bei Null an!

2. Erstellen Sie Blanko Verträge oder einen Letter of Intent

Vielleicht erlaubt die Krise Ihnen, über Videokonferenzen weitere Vorstellungsgespräche mit guten Kandidaten zu führen? Sie können den Prozess für viele Positionen bis zur finalen Runde gemeinsam fortsetzen und beispielsweise eine Absichtserklärung in Form eines Letter of Intent vereinbaren. Dieser bietet eine klare Absichtserklärung und stellt die zeitnahe Einstellung nach Aufhebung des Einstellungsstopps in Aussicht.

Auch ein Blanko-Arbeitsvertrag ohne Startdatum und Unterschrift ist denkbar. So sind Sie startklar, wenn die Situation es erlaubt und außerdem im klaren Vorteil gegenüber der Konkurrenz, die vielleicht jetzt erst wieder am Anfang des Recruiting Prozesses steht.

3. Überprüfen Sie Ihren Außenauftritt!

Mal Hand auf’s Herz: Wann haben Sie zum letzten Mal die eigene Karriereseite kritisch von A bis Z gelesen oder das eigene Unternehmen als Arbeitergeber gegoogelt? Und wann haben Sie sich zum letzten Mal bei Ihrem eigenen Arbeitgeber beworben, um den Bewerbungsprozess zu überprüfen? Nehmen Sie sich die Zeit, in die Rolle des Kandidaten zu schlüpfen und genau das zu tun. Welchen Eindruck gewinnt ein Kandidat, wenn er Google, XING, LinkedIN, kununu oder Glassdoor befragt? Ist das Ergebnis deckungsgleich mit dem Bild, das Sie als interner Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen haben? Sind die Unternehmenstexte aktuell und stimmig? Spricht die Sprache die richtige Zielgruppe – sprich Ihre Kandidaten – an?

Es kann ein echter Eye-Opener sein, strukturell einmal alle Informationen unter die Lupe zu nehmen, die ein Kandidat zur Rate zieht, bevor er die Entscheidung trifft, sich zu bewerben – oder eben auch nicht. Kleine Anpassungen oder Aktualisierungen können hier schon einen großen Effekt haben.

4. Messen Sie Ihre Daten

Alle Welt spricht von Data-driven Recruiting. Vielleicht ist das nicht gerade Ihr Lieblingsthema, denn Daten messen ist ein kontinuierlicher Prozess, der oftmals nur über einen gewissen Zeitraum hinweg zum Erfolg führt. Aber wenn es hektisch wird, die Termine sich stapeln und die Tage immer zu wenig Stunden haben, ist es eines der ersten Themen, die hinten runter fallen. Darum: jetzt ist ein guter Moment, dieses ‘Lieblingsthema’ einmal unter die Lupe zu nehmen. Das geht auch ohne komplizierte Excel Tabellen und stundenlange Datenanalyse.

Hier zwei Beispiele von Themenbereichen, die man analysieren kann um letztendlich Verbesserungspotentiale aufzudecken und anzugehen:

Karriereseite

Schauen Sie in das Backend Ihrer Karriereseite oder fragen Sie die Daten in der Marketing- oder IT-Abteilung an und tauchen Sie in die dahinter liegenden Verbesserungspotenziale ein:

  • Woher kommen meine Besucher? Google, Stellenanzeigen, Werbung, etc.
  • Wie wichtig sind also verschiedene Kanäle?
  • Auf welchen Unterseiten verweilen Besucher am längsten? Sind diese Seiten mit besonderer Sorgfalt gestaltet?
  • Wie ist das Verhältnis zwischen Besuchen der Unternehmensseite und der Karriereseite? Wenn die Hälfte aller Seitenaufrufe auf der Karriereseite landen, hilft dies zum Beispiel bei der Argumentation bezüglich des zukünftigen Employer Branding Budgets!

Recruiting Funnel

Greifen Sie sich ein bis zwei typische oder sehr wichtige Vakanzen heraus und analysieren Sie den Funnel (also den Kandidaten Trichter) mit folgenden Fragen:

  • Wie viele Bewerbungen brauchen Sie, bevor Sie jemanden einstellen?
  • Wie viele Bewerbungen kommen proaktiv bei Ihnen an? Haben Sie alle Möglichkeiten ausgeschöpft?
  • Wie viele aktive Ansprachen von potentiellen Kandidaten im Markt haben Sie gemacht? Mit welcher Antwortrate?
  • Gibt es Auffälligkeiten in den einzelnen Auswahlschritten? Vielleicht eine überproportionale Abbruchrate seitens der Kandidaten in einem bestimmten Schritt? Was könnte eine mögliche Ursache sein?
  • Wie könnte man die hohe Zahl der nicht passenden Kandidaten minimieren? Anpassungen im Stellenprofil? Schulung der Hiring Manager im Interviewprozess?
  • Braucht es mehr Aufmerksamkeit auf das aktive Gewinnen der Kandidaten?

5. Definieren Sie Jobcluster und Persona

In den meisten Unternehmen gibt es bestimmte Abteilungen, die entweder stark im Wachstum sind oder mit ziemlicher Regelmäßigkeit immer wieder neue Mitarbeiter einstellen. Ob dies nun der Customer Service Bereich, Entwicklerteams oder der Vertrieb ist, gerade hier lohnt es sich, Jobcluster oder Funktionsgruppen zu definieren und diese gesondert zu betrachten.

Die Kandidaten, die für diese Cluster in Frage kommen, haben oftmals eine große Schnittmenge an Eigenschaften und Kompetenzen, die man im Bewerbungs- und Einstellungsprozess berücksichtigen kann.

Es kann helfen, Persona zu definieren, die stellvertretend für passende Kandidaten dieses Clusters steht. Je persönlicher und detaillierter Sie dies machen, desto leichter fällt es Ihnen, die entsprechenden Maßnahmen abzuleiten. Wie zum Bespiel bei den Fragen:

  • WO finde ich meinen Kandidaten?
  • Auf welchen Kanälen erreiche ich sie am besten?
  • WIE spreche ich diese Zielgruppe am treffendsten an?

6. Legen Sie Auswahlkriterien, Methoden und Prozesse fest

In der theoretischen Welt haben wir durch die oben genannten Maßnahmen nun unseren Trichter gut gefüllt und dürfen uns an dieser Stelle überprüfen, mit welchen Auswahlkriterien und Methoden wir zu unserem finalen Kandidaten kommen möchten. Jetzt kann es helfen, erst einmal den IST-Prozess als Flussdiagramm aufzuzeichnen auf Basis dieser Fragen:

  • Welche Schritte gibt es für Bewerber?
  • Welche Themen werden jeweils behandelt (fachlich, Rahmenbedingungen, Case Studies)?
  • Wer ist jeweils beteiligt?
  • Welche Methoden (Case Studies, Interviewfragen) werden verwendet?

Nach der Aufstellung des IST-Prozesses, der Definition der Persona und der Analyse bisheriger Recruiting Prozesse, können Sie nun überlegen, ob spezifische Auswahlmethoden helfen können, um in Zukunft zu treffsicheren Entscheidungen zu kommen. Denken Sie zum Beispiel an Telefon Simulationen für den Verkaufsinnendienst, einen Coding Test mit Praxisrelevanz für die Entwickler oder beispielhafte Produktpräsentation für die Einstellung von Vertriebsmitarbeitern.

Aber auch kompetenzbasierte strukturierte Interviewfragen könnte die Vergleichbarkeit der Kandidaten in Zukunft steigern.

7. Erweitern und vertiefen Sie Ihre Kompetenzen

Bei aller Wichtigkeit der vorangegangen Punkte liegt ein essentieller Teil des zukünftigen Recruiting Erfolgs ganz klar auch in Ihrer eigenen Hand.

Sie können sich zum Beispiel jetzt und hier darin üben, in Ihren Active Sourcing Fähigkeiten besser zu werden. Vielleicht haben Sie schon einiges über Boolean Strings gelesen oder sich auch einmal mit der Thematik X-Ray Suchen auf Google beschäftigt? Aber gehören diese Techniken schon zu Ihrem täglichen Recruiter Reportoir?

Recherchieren Sie über diese Suchmethoden und prüfen Sie, wie Sie diese oder andere Sourcing Methoden in Zukunft einsetzen können. Oder besser noch: nutzen Sie sie schon heute, um Pools aufzubauen, die Sie brauchen werden, sobald die Einstellungsstopps wieder gelockert werden. Denn dann haben Sie, wenn es soweit ist, in Windeseile wieder eine aktive Pipeline.

Die Sourcing Skills sind natürlich nur einer der Bereiche, die weiterentwickelt werden können. Schauen Sie einfach kritisch auf die Bereiche der Recruiting Toolbox, die Ihnen am wenigsten liegen und nehmen Sie diese in kleinen Schritten in Angriff. Beispiele sind Interviewtechniken, das Schreiben von mitreißenden und informativen Stellenanzeigen ohne abgenutztes Anzeigen Jargon, Entwicklung von Recruiting KPIs, und und und.

Diese 7 Tipps, um nach dem Einstellungsstopp erfolgreich wieder durchzustarten, sind in Wirklichkeit nicht nur in Krisenzeiten relevant. Aber vielleicht bleibt Ihnen aktuell etwas mehr Luft für diese grundsätzlichen Themen im Recruiting. Auch, wenn Sie diese Schritte später wieder durchlaufen oder nur hier und da an den unterschiedlichen kleinen Stellschrauben drehen, kommen Sie Ihrem Ziel schnell näher: Erfolgreicher zu rekrutieren!

Viel Spaß beim Ausprobieren und „Happy Hiring“!

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